Při nástupu nových zaměstnanců, rozšiřování provozu nebo změně vizuální identity firmy může vzniknout potřeba objednat desítky až stovky nových průkazů. Zakázka přitom nemusí být složitá, pokud má dodavatel od začátku jasné informace o požadovaném vzhledu, počtu kusů a způsobu identifikace jednotlivých držitelů. Potíže naopak vznikají, když se údaje doplňují postupně, různé skupiny pracovníků mají rozdílné požadavky nebo se až po výrobě zjistí, že některé informace chybí.
Úspěšná zakázka začíná dobře připraveným zadáním, nikoli samotným tiskem. Identifikační karty mohou sloužit k rozpoznání zaměstnanců, členů organizace nebo dalších oprávněných osob. Při objednávce je proto potřeba propojit provozní požadavky firmy s možnostmi personalizace a výroby, aby hotové průkazy odpovídaly skutečnému způsobu používání.
Kolik variant průkazů firma skutečně potřebuje
Ne každá organizace potřebuje pro všechny osoby totožný typ průkazu. Zaměstnanci mohou mít průkaz s fotografií a pracovním zařazením, zatímco návštěvníci dostávají dočasné označení s omezenou platností. V některých provozech se navíc rozlišují pracovníci jednotlivých oddělení nebo externí dodavatelé. Je vhodné tyto skupiny určit ještě před poptávkou, aby dodavatel mohl připravit odpovídající varianty a firma nemusela později objednávku dodatečně upravovat.
Před oslovením výrobce si ujasněte:
- kolik osob bude průkazy používat a jaký počet kusů je potřeba;
- zda všichni držitelé dostanou stejný typ karty, nebo bude více variant;
- zda má průkaz obsahovat fotografii, jméno, číslo či další identifikační údaj;
- zda půjde pouze o vizuální identifikaci, nebo také o kartu pro čtečku či evidenční systém.
Jaké údaje mají být na kartě
Rozsah údajů by měl odpovídat účelu průkazu. Pro běžné rozpoznání zaměstnance může postačovat jméno, fotografie a označení firmy, zatímco u jiných aplikací může být potřeba také identifikační číslo nebo čárový kód. Příliš mnoho informací zhoršuje přehlednost a může zbytečně zpřístupňovat osobní údaje. Naopak chybějící identifikátor může komplikovat evidenci nebo návaznost na interní systém.
U ID karet je proto vhodné předem určit, které údaje budou společné pro všechny kusy a které se budou měnit podle konkrétního držitele. Dodavatel pak může připravit grafické zpracování a personalizaci podle dohodnutého zadání. Pokud má být součástí karty čárový kód, magnetická páska nebo čip, je nutné ověřit také technické požadavky navazujícího systému.
Pexels.com
Co předat dodavateli před objednávkou
Při poptávce je důležité předat nejen představu o výsledném vzhledu, ale také podklady potřebné pro výrobu. Pokud firma již používá vlastní grafiku, může dodat logo a návrh průkazu. Jestliže návrh teprve vzniká, je vhodné popsat požadované informace, barevnost a způsob použití, aby bylo možné domluvit další postup. U personalizovaných sérií je navíc potřeba připravit správné údaje jednotlivých držitelů v dohodnutém formátu.
Před potvrzením zakázky si ověřte následující body:
- Počet a varianty: celkové množství a rozdělení podle typů průkazů.
- Grafické podklady: logo, návrh nebo požadavky na jeho zpracování.
- Personalizace: seznam jmen, fotografií, čísel nebo dalších proměnných údajů.
- Technické požadavky: případný čárový kód, čip nebo magnetický záznam.
- Termín dodání: datum, do kterého musí být hotové karty k dispozici.
Jak zkontrolovat zakázku před převzetím
Před zahájením sériové výroby je vhodné potvrdit finální podobu průkazu a způsob zpracování proměnných údajů. Změny po dokončení celé zakázky mohou znamenat další náklady i zdržení, zvlášť pokud se liší údaje na jednotlivých kartách. U větší série proto dává smysl ověřit vzor nebo náhled a zkontrolovat, zda odpovídá schválenému zadání. Součástí kontroly by měla být také správnost jmen, čísel a dalších údajů, které se na kartách mění.
Při plánování výroby identifikačních karet je rovněž potřeba určit, kdo ve firmě schvaluje grafiku, kdo odpovídá za správnost seznamu držitelů a kdo převezme hotovou zakázku. Jasné rozdělení odpovědnosti omezuje chyby a usnadňuje zavedení průkazů do běžného provozu. Výsledkem je jednotná sada karet, která odpovídá potřebám organizace a nevyžaduje zbytečné dodatečné úpravy.